La mise sous pli est souvent considérée comme une tâche ingrate : pliage des documents, insertion dans les enveloppes, collage… La réalisation manuelle de cette tâche prend beaucoup de temps pour les entreprises qui traitent un gros volume de courriers. Avec le développement de la technologie, il est désormais possible d’effectuer la mise sous pli à l’aide d’une machine spécialisée ou de l’externaliser auprès de prestataires dédiés.
Afin d’apporter plus de visibilité sur le sujet, ce billet propose de découvrir ce qu’est plus la mise sous pli et les différentes étapes de sa réalisation.
Comprendre en quoi consiste la mise sous pli
La mise sous pli est l’action qui consiste à mettre dans l’enveloppe les divers éléments du publipostage tels que la lettre commerciale et le document retour. Elle est également indispensable pour les envois de courriers en nombre, par exemple pour l’expédition de catalogues, de magazines ou de brochures. Auparavant, cette tâche s’effectuait de manière manuelle et demandait beaucoup de temps.
Désormais, grâce à l’évolution de la technologie, il est possible d’automatiser cette tâche grâce à une machine spécialement conçue pour la mise sous pli. Pour les entreprises qui ne souhaitent pas investir dans l’achat de ce matériel coûteux, il est également possible d’externaliser le service de mise sous pli auprès d’un prestataire équipé et expérimenté.
Les étapes de la mise sous pli
Tout comme la réalisation manuelle, la mise sous pli par une machine de mise sous pli s’effectue à travers plusieurs étapes, à savoir le pliage, l’insertion du courrier et le collage de l’enveloppe.
- Le pliage des documents
La première fonction de la machine de mise sous pli consiste au pliage des documents. La machine est équipée d’une alimentation automatique qui va prendre une à une les feuilles (une à deux feuilles selon les réglages).
La machine va ensuite assembler les pages et plier le courrier complet de façon nette. La machine de mise sous pli peut traiter tous les types de papier. Par ailleurs, elle travaille sur divers grammages, formats et types de pli. L’utilisateur se doit de choisir le pli idéal en fonction de la nature des documents, de leur design, de la simplicité et du confort.
- L’insertion du courrier
Après le pliage, la machine de mise sous pli va mettre les documents pliés sous enveloppe. Il s’agit de l’étape d’insertion du courrier. Là aussi, les différents modèles de machines de mise sous pli prennent en charge de nombreux formats.
Pour ce faire, il faut mettre en place au préalable les enveloppes adaptées à la configuration choisie dans le bac d’alimentation dédié à cette fonction. Suite au pliage des documents, la machine va prendre une enveloppe et y insérer les documents pliés, et ceci de manière automatique.
- Le collage des enveloppes
Il s’agit de la dernière étape de la mise sous pli. La fermeture de l’enveloppe est également gérée lors du processus. La machine de mise sous pli est dotée d’un réservoir d’eau qui va permettre d’humidifier la colle des enveloppes placées dans la machine.
Ce réservoir se recharge rapidement et il est facile à replacer sur l’appareil. Afin de faciliter cette étape de collage de l’enveloppe, il est conseillé d’utiliser des enveloppes mécanisables. Par ailleurs, ces dernières passent plus facilement dans la machine.
- Les options supplémentaires
Certaines machines, plus technologiques, proposent des options supplémentaires. Elles peuvent être reliées à un système d’acheminement du courrier, permettant de gérer l’étiquetage et l’adressage des lettres. Avec ces types de machines de mise sous pli, il est également possible de sauvegarder les travaux, les plis et les formats en utilisant les réglages enregistrables en mémoire.
Cette option offre un véritable gain de temps pour les futures utilisations. Pour aller plus loin, ces appareils de mise sous pli peuvent aussi être équipés de lecteur de codes OCR et OMR. Ainsi, à la préparation du courrier, la machine scanne le code présent sur la page du document, permettant de réaliser des actions spécifiques à chaque courrier.